Как се подава SAF-T: стъпка по стъпка

Стъпка 1 — Генерирайте файла

Експортирайте месечния файл от счетоводния софтуер след пълното приключване на периода. Златно правило: всички секции (оборотна ведомост, хронология, контрагенти) се генерират в един и същи момент — иначе салдата няма да се съгласуват и файлът ще е вътрешно противоречив, дори схемата да минава.

Стъпка 2 — Проверете името

Форматите са строги и се проверяват първи: ЕИК_ММ_ГГГГ.xml (месечен), ЕИК_ГГГГ.xml (годишен), ЕИК_ДД_ММ_ГГГГ_ДД_ММ_ГГГГ.xml (при поискване). ЕИК-то в името трябва да съвпада с това в Header секцията на файла, а периодът — с отчетния.

Стъпка 3 — Валидирайте предварително

Порталът на НАП съобщава грешките технически и пестеливо, а всяко отхвърляне стартира 7-дневен часовник за корекция. По-разумно е файлът да влиза в портала вече чист: проверете го тук безплатно — схема, салда, суми, референции, кодиране и име, с обяснения на български. Файлът не напуска компютъра ви.

Стъпка 4 — Подайте през портала на НАП

1. Влезте в портала за електронни услуги на НАП (portal.nra.bg) с квалифициран електронен подпис (КЕП) — на задълженото лице или на упълномощен подател (счетоводната къща).
2. Отворете услугата за подаване на SAF-T.
3. Качете XML файла и потвърдете подаването.
4. Запазете входящия номер / потвърждението.

Стъпка 5 — Проследете статуса

• Приет — готово, архивирайте потвърждението при счетоводните документи за периода.
• Отхвърлен — получавате протокол с грешки и 7 дни за корекция. Прегледайте протокола, поправете причината в софтуера-източник (не редактирайте XML-а на ръка!) и подайте наново. Кои грешки какво значат — в речника.

Месечният ритъм (за счетоводни къщи)

• Срокът е до края на месеца, следващ отчетния — планирайте генерирането веднага след ДДС-декларацията, докато данните са „замразени“.
• Дръжте по клиент: версия на софтуера, дата на експорт, входящ номер. При ревизия историята е злато.
• Не оставяйте подаването за последните дни — порталите на НАП традиционно са натоварени на пиковите дати.